En España el proceso de Facturación electrónica y la implementación de la llamada Ley Antifraude, ya está avanzando a pasos agigantados y mirar para otro lado es un error. Los aspectos técnicos, como por ejemplo un ERP adaptado o los objetivos declarados (minimizar la morosidad propiciando el crecimiento de los negocios) o los no declarados (combatir la evasión), son, valga la redundancia, aspectos (por nombrar sólo 3), de lo que significará la adopción de estas regulaciones.

La relación con la autoridad tributaria, pero también entre negocios, en el ámbito nacional, está entrando en una fase en la que el intercambio seguro de la documentación que respalda la relación comercial viene a alcanzar una importancia visceral, con efectos muy negativos si no existe apego a la regulación.

La preocupación.

Es normal que exista preocupación en algunos círculos. He logrado hablar con personas que trabajan en equipos contables y me quedo con 2 aspectos que creo son claves.

• Existe, en algunos círculos, la impresión de que «el problema» se «arregla» sólo con un sistema de facturación homologado.
• El fondo de la regulación, lo que persigue, parece tener un alto nivel de entendimiento en los equipos contables, pero hay serias dudas sobre como, realmente, impactará el día a día en las operaciones de la empresa.

Me parece que lo anterior resume en, pocas palabras, lo importante al momento de detenerse a pensar cómo afrontar este desafío. Me refiero a que por un lado tenemos los aspectos técnicos (en específico aquí hay un tema regulatorio, el sistema de facturación debe cumplir con ciertas exigencias muy específicas), pero es un error, pensar que el aspecto técnico y sólo el aspecto técnico, asegura una correcta implementación y cumplimiento.

Entonces ¿Cómo afrontar el desafío de la facturación electrónica?

Podemos (y debemos) ocuparnos de tener el aspecto técnico implementado correctamente, incluso podemos pensar en soluciones adicionales o integraciones más profundas en nuestros sistemas (registros contables, sistemas redundantes de acopio documental, simplificaciones a favor de la presentación de impuestos, etc), pero hay algo que es previo a ello, algo que de no hacer, simplemente nos obligaría a repetir tareas esfuerzos, perdiendo recursos y tiempo. Aquí lo que subyace es la necesidad de saber qué hacemos, cómo lo hacemos y cuáles recursos tenemos para hacerlo.

El qué, el cómo y con cuáles herramientas: Esto es, identificar las actividades que se verán directamente (e indirectamente, al menos a dos niveles de separación) afectadas por la implementación.

Por ejemplo en lo que respecta a la emisión de facturas a clientes, debemos identificar cuál es el actual proceso de envío de documentos a clientes, previo a eso saber cómo se «emite» el documento, y previo a eso saber si existe un proceso que de 1) Inicio a la emisión 2) Que contemple los detalles y/o pre requisitos para la emisión y 3) si existe un proceso de autorización o aprobación antes de la ejecución misma de la facturación. Luego, para cada uno de estos pasos saber quién o quiénes (y con cuál o cuáles herramientas) dentro de la organización participan en el proceso (esto debe traducirse necesariamente en medición de tiempos y alcance de responsabilidades, dentro del proceso, en función de las posiciones dentro del organigrama y de la tecnología disponible actualmente).

Pero ¿Cuál es el objeto de esta tarea previa?

Lo que haremos es saber el estado actual de nuestra estructura: en un primer momento sabremos qué tareas se verán inmediatamente afectadas (por ejemplo, el proceso de recepción de facturas necesitará una validación por acción u omisión); pero también podremos comenzar a redefinir el «Mapa» completo de los procesos de O2C y P2P, esto se traduce en entender que los procesos que van desde la necesidad de compra de un bien o servicio hasta su pago al proveedor (P2P o B2P) y el proceso que existe desde un requerimiento comercial firme de un cliente hasta la cobranza (O2C) se verán inexorablemente afectados y es aquí donde podremos esperar cambios significativos en procesos, estructuras y eficiencias.

El requerimiento de facturación electrónica traerá cambios significativos, pero pasar por alto el proceso de diagnóstico de nuestra estructura actual para centrarnos sólo en el sistema de facturación es comenzar por el tejado.