Hace años trabajé para una multinacional que prestaba servicios de outsourcing para otras compañías. Nuestros clientes eran otras grandes multinacionales que necesitaban estructuras del tipo «Centros de servicios compartidos» a nivel regional (en este caso hablamos de un CSC que servía a clientes a nivel europeo).

La estructura de la compañía, similar a una casa auditora (juniors, analistas, team leaders, supervisores, gerentes, etc), estaba diseñada de manera que se podía distribuir la carga de trabajo en función de las necesidades del cliente pero también, en relación con las herramientas-tecnología disponible.

Herramientas disponibles

Excel, esa era la herramienta que, en la primera década del siglo, se utilizaba mayormente para conciliar cuentas. El proceso implicaba «bajar» la información desde el ERP disponible (en el caso de que estoy usando de ejemplo, utilizabamos la versión de SAP que el cliente tenia contratado para sus operaciones en Europa). El «Reconciler» (usualmente un junior o un analista, dependiendo de la sensibilidad de la cuenta), buscaba la información de soporte y conciliaba en función de un procedimiento escrito que definía que debía compararse (Subledger conta GL, contabilidad contra banco, Ingresos P&L versus Ingresos diferidos en BS, etc). Toda esta información se trabajaba en sendos archivos de excel, de mayor o menor complejidad y se trataban de aplicar simplificaciones ahí donde fuere posible (pivots y macros principalmente).

En el caso de las conciliaciones bancarias, hubo un momento en que la «cartola bancaria» nos comenzó a llegar en archivos que era posible «leer» con excel y eso marcó un cambio radical en el proceso. El contexto era 2005 y pronto pudimos diseñar macros que nos simplificaron la vida: Macros que unían información en una única hoja, que cambiaban formatos de fechas, que separaban descripciones o extraían información como por ejemplo número de CIF o identificaciones fiscales.

Durante años las macros nos han simplificado la vida, principalmente, a través de mejoras en la «forma» en que se presenta la información y así poder trabajar en ellas. Luego, con algunos pequeños cambios en procesos contables, podíamos incluso pedirle a una macro que «conciliara» una partida. Por ejemplo, el algún momento acordamos internamente que en el pago bancario a proveedores incluiríamos un texto con información clave para poder conciliar a posterior contra la cartola bancaria, algo así como «Pago prov ZZZ, Fact XXXX».

Conciliaciones «automáticas»

Los ERP’s pronto tomaron nota de los procesos y comenzaron a aparecer «soluciones» para las conciliaciones. Se presentaban como módulos auxiliares o mejoras que podían o no agregarse a, por ejemplo, el sub-módulo de pagos. De esta manera, te pedían subir información para conciliar, por ejemplo una cartola bancaria y así el ERP podría presentarte una «conciliación» automática. En realidad el proceso que nos ofrecían, no difería mucho que proceso «manual» de nuestro excel (proceso que estoy seguro, sin muchos cambios, sigue presente en muchas empresas aún hoy).

El problema con las conciliaciones vía ERP, era que necesitaban un par de procesos de revisión, primero un filtro humano que validara que toda la información necesaria y requerida por el cliente estaba disponible (hablamos de empresas que usualmente están obligadas por normativa internacional, por ejemplo SOX), pero también necesitaban un segundo filtro, ese que «definía» qué se hacía con las llamadas partidas abiertas. Por ejemplo, no valía de nada que el ERP o el conciliador, encontraran una salida bancaria (Cartola) en la contabilidad a nivel de importe, si no había un respaldo atrás (Me refiero a los registros validados y aprobados de pagos mensuales proveedores, pagos de impuestos, pagos de nóminas, etc).

Ejemplo real

Para exponerlo de mejor manera voy a dar un ejemplo real que vivimos a mediados de la década de los 2010’s en otra multinacional: En simple, un pago erróneo a un proveedor por un importe 1000 veces mayor que el debido (una factura de ~600USD versus un pago al proveedor por ~600K) todo por una diferencia en el módulo de carga de facturas (externo al ERP) que se usaba en el CSC en México, ahí un analista tenía su acceso configurado de manera que 600 USD en su pantalla se mostraban como 600,000, luego hizo la carga en ERP, no saltó ninguna alarma (ni en sistema ni a nadie en el proceso de aprobación de pagos le pareció extraño) y se terminó generando un pago que costó casi un año en recuperar (incluyendo acciones prejudiciales….vaya, un problema de aquellos)

El análisis de causa detectó que falló el proceso de «validación del pago», vamos eso de que a nadie «le pareciera raro» un pago de USD 600K a un proveedor que mensualmente enviaba facturas por 600 dólares. Se aplicaron cambios en el proceso, se definieron responsabilidades, niveles de aprobación(en pagos y en conciliación), visibilidad de pagos (sobre «X» importe, ciertas personas en la organización debían estar informadas), etc.

La automatización real

Hace algunos meses trabajamos en una propuesta para un cliente, que ofrece el servicio de externalización de procesos a terceros. Hemos avanzado con una IA que nos permite conciliar cuentas bancarias de manera que logra (casi perfectamente…lo que es mucho decir) ir un paso más allá. La IA detecta desviaciones y levanta la mano ante posibles errores y/o duplicidades en pagos, nos ayuda «armando» los registros contables necesarios para «aplicar» cobranzas o pagos de clientes, etc.

La diferencia con lo que por años hemos hecho es que ahora (y aceleradamente en los siguientes pocos años), podemos simplificar no sólo la «Forma», sino que también el «Fondo» del análisis.

¿Se necesita la validación humana?, por supuesto, de otra manera ¿cuál es el objeto?, pero lo que debemos entender que el paradigma está mutando, pronto la conciliación como proceso (y me atrevo a decir que muchos otros procesos en la empresa también sufrirán el mismo cambio) será una tarea automatizada, rápida y fiable. Lo que cambiará realmente, es cómo utilizamos la información y el tiempo que nos regalará la automatización, para tomar decisiones estratégicas.